I slutet av 2023 gav en ledande motortillverkare agineo i uppdrag att införa en Enterprise Service Management (ESM)-plattform baserad på ServiceNow för företagets 13 000 anställda. Målet med projektet var att skapa en central lösning för servicemanagementprocesser för både IT-avdelningarna och specialistavdelningarna. Detta innebar att de befintliga systemen i respektive avdelningar skulle ersättas och centraliseras. Ett ytterligare steg var att harmonisera processerna i specialistavdelningarna på alla platser. Fokus för implementeringen av de gemensamma processerna i ServiceNow låg på medarbetarna i specialistavdelningarna. Denna medarbetarcentrerade implementering av projektet främjade acceptansen av den nya plattformen och säkerställde att den används effektivt av medarbetarna i specialistavdelningarna.
agineos projektteam ansvarade för implementeringsprocessen från idé till genomförande. I samarbete med vårt systerföretag Materna TMT inledde vi en intensiv serie workshops med kunden för att analysera och utveckla deras individuella krav i detalj. Baserat på detta anpassades ServiceNow-plattformen efter deras behov. Anpassningen omfattade utveckling av egna applikationer för avdelningarna för att möta de specifika kraven från användare utan skrivbordsarbetsstation. Detta innefattade även integration i ServiceNow-mobilapparna för att underlätta mobilt arbete. Processerna administreras så att avancerade användare kan utföra dem självständigt och nya platser kan läggas till med minimal ansträngning.
Förutom den tekniska implementeringen spelade förändringshantering en central roll i projektet. En flerstegs kommunikationsplan utvecklades för att involvera alla berörda intressenter. Denna innefattade informationsmöten, live-demonstrationer och traditionella kommunikationsverktyg såsom flygblad och affischer. Dessa åtgärder, i kombination med omfattande utbildning och webbaserade utbildningar, ledde till en framgångsrik lansering av plattformen för alla målgrupper.
Lanseringen av plattformen uppfyllde inte bara de mål som sattes upp i början av projektet, utan skapade också en grund för förtroende för ett långsiktigt samarbete. De förbättrade rapporteringsfunktionerna i ServiceNow-plattformen och den transparens som detta medför för de enskilda processerna utgör en solid grund för vidare utveckling. Dessutom har den höga acceptansen och nöjdheten bland medarbetarna tack vare riktade förändringsledningsåtgärder lett till att plattformen används intuitivt. Tillsammans med molnsystemets snabbhet har detta resulterat i en övergripande ökning av företagets effektivitet.
Nästa steg omfattar utvidgning av ytterligare avdelningsprocesser och automatisering av dessa, samt en utrullning till andra platser.